ZADZWOŃ

Zeszyt kontra komputer, czyli jak ułatwić obsługę rezerwacji w Twoim hotelu/pensjonacie?

Będąc hotelarzem, z pewnością cenisz sobie swój czas. Na pewno chcesz także, aby obsługa rezerwacji w Twoim obiekcie była jak najbardziej komfortowa zarówno dla Twoich Gości, jak i dla Ciebie. Okazuje się jednak, że w dzisiejszych czasach, kiedy komputery, tablety i smartfony są w powszechnym użytku, bardzo łatwo można ułatwić cały proces zarządzania Twoim obiektem.

Zacznijmy jednak od minusów jakie niesie za sobą korzystanie z wciąż popularnych zeszytów/kalendarzy, w których skrupulatnie notowane są informacje wszelkiego rodzaju. I choćby nie wiadomo jak rzetelnie taki notatnik był prowadzony, niestety ma ograniczone funkcje i niezwykle łatwo jest się pogubić w ważnych kwestiach związanych z terminem rezerwacji, opłatami, dodatkowymi informacjami. Dużo trudniej jest również odnaleźć dane dotyczące danej osoby. Goście dzwonią i dopytują, czy wpłata doszła i czy rezerwacja na pewno jest potwierdzona. Hotelarz zmuszony jest więc do częstego sprawdzania konta i potwierdzania rezerwacji, czy otrzymania wpłaty, każdemu klientowi osobno. Często zdarzają się też pomyłki, tj. zamienione terminy, pokoje czy pomieszane dane kontaktowe, a zeszyt może nie znajdować się akurat pod ręką, aby szybko skorygować błędy. Poskreślane linijki tekstu i przetarta na wylot gumką do mazania, czy korektorem kartka, także zwiększają ryzyko kolejnych pomyłek. Ręcznie lub z pomocą kalkulatora liczyć należy też ceny za pobyt. Recepcjonista musi pamiętać o życzeniach gości, czy usługach dodatkowych, które mogą nie zostać nigdzie zapisane. Jeśli obiekt posiada kuchnię lub restaurację i zatrudnia personel sprzątający, konieczne jest osobiste przekazywanie informacji odnośnie ilości posiłków do przygotowania, czy pokoi do uporządkowania. Można sobie też łatwo wyobrazić, co by się stało w przypadku zgubienia, lub zniszczenia takiego zeszytu. Podsumowując, jednym z największych minusów takiego sposobu zarządzania, pozostaje wciąż strata dużych ilości czasu i energii na obsługę wszystkich gości.

W opozycji do wyżej opisanych sytuacji stoi jednak dobry program recepcyjny, który nie tylko pozwoli na zaoszczędzenie masy czasu i energii, ale znacznie usprawni pracę, zwiększy komfort hotelarzy i gości oraz sprowadzi ryzyko pomyłek do minimum. A jakie funkcjonalności są najważniejsze w dobrym programie hotelowym? Zapytaliśmy o to ekspertów.

Dobry program recepcyjny pomaga efektywnie zarządzać informacjami, rezerwacjami, pokojami i rozliczeniami. Pojawić się więc powinien w nim dokładny kalendarz rezerwacji, z możliwością szczegółowego wprowadzania, zmieniania i podglądu informacji o każdym z gości i każdej z rezerwacji, wyszukiwarka po różnych kategoriach (tj. nazwisko, termin, nr rejestracyjne samochodu itp.), lista wpłat, opis pokoi, automatyczny cennik, możliwość wprowadzania niestandardowych ustaleń i dodawania komentarzy, przypominacze, generowanie raportów obrazujących pracę obiektu – radzi Michał Piaścik, właściciel firmy NetFactory, promującej polską turystykę w Internecie.

Powinna być również możliwość nadawania różnych statusów gościom. Wielkim ułatwieniem będzie automatyczne wysyłanie e-maili potwierdzających przyjęcie rezerwacji, czy otrzymanie wpłaty, uruchamiane jednym kliknięciem. Dodatkowo w programach tego rodzaju, ważny jest nieograniczony dostęp do nich, z wielu urządzeń mobilnych, nie tylko z komputera – dodaje programista z portalu rewal.net.pl, Oskar Wójcicki. Jak widać więc, w programie takim, dostępny jest szereg przydatnych funkcji, których nie ma ręczne prowadzenie zeszytu rezerwacji.

Niestety, obecnie większość programów recepcyjnych (jeśli nie wszystkie) jest płatna, więc korzystanie z nich generuje dodatkowe koszty. Na szczęście, na rynku pojawiają się programy, które oferują masę funkcjonalności ułatwiających pracę, zupełnie nieodpłatnie. Warto zatem zastanowić się nad zmianą systemu zarządzania swoim hotelem/pensjonatem i rozpatrzyć zalety jakie niesie za sobą korzystanie z dobrego programu recepcyjnego. Bo czy nie każdy z nas wolałby mieć więcej wolnego czasu?

Kontakt

Jeśli masz jakieś pytania, wątpliwości, propozycje współpracy, lub po prostu czegoś od nas potrzebujesz, śmiało skontaktuj się z nami. Jesteśmy otwarci na nawiązywanie różnego rodzaju współpracy i na nowe pomysły.

Napisz do Nas

Nasza siedziba

ul. Sobieskiego 53, 58-500 Jelenia Góra

Kontakt

Dane firmy

NETFACTORY Michał Piaścik
ul. Karkonoska 20a, 58-540 Karpacz
NIP: 857-167-56-46 REGON: 020127104
INTELIGO: 50 1020 5558 1111 1560 4990 0092